Tipos Guías en Chile y Cómo Convertirlas a PDF

Índice

¿Qué es una Guía de Despacho?
Tipos de Guías de Despacho SII
Cómo Convertir tus Guías de Despacho a PDF o Excel

¿Qué es una Guía de Despacho?

La guía de despacho es un documento tributario que respalda el traslado de mercaderías, ya sea de manera simbólica o física. Este documento es obligatorio cuando decides postergar la emisión de una factura y optas por movilizar los bienes, independientemente de si constituyen una venta o no.

Desde el 17 de enero de 2020, el SII exige que las guías de despacho se emitan exclusivamente en formato electrónico. Aunque el formato cambió, los requisitos se mantienen, tal como ocurría con las guías en papel:

La fecha de emisión debe coincidir con la fecha del envío de las mercaderías o la fecha en la que el comprador las retira.
Debe contener los datos de nombre, dirección y RUT tanto del comprador como del vendedor.
Incluir una numeración correlativa y el detalle de las mercaderías con su precio unitario.
Se debe registrar la patente del vehículo utilizado para el transporte.
El vendedor debe conservar una copia de la guía por seis años y relacionarla con la factura correspondiente.

Tipos de Guías de Despacho SII

Existen diferentes tipos de guías de despacho electrónicas, cada una ajustada a la naturaleza del traslado y la operación comercial.

Guía de Despacho de Transacción que Constituye Venta

Este es el tipo más común. Se utiliza cuando la mercadería movilizada constituye una venta, y la factura correspondiente será emitida posteriormente.

Guía de Despacho de Ventas por Efectuar

Cuando la mercadería ha sido despachada, pero aún no se le ha asignado un valor en la transacción, utilizamos esta guía. Aunque el valor no esté definido, la venta ya ha sido acordada con el cliente.

Guía de Despacho por Consignaciones

Este documento es utilizado para respaldar la entrega de productos en consignación. Los productos son entregados a un tercero que no es propietario, pero tiene el derecho de tenerlos y venderlos.

Guía de Despacho de Traslados Internos

Esta guía se emite cuando las mercaderías son trasladadas entre sucursales o almacenes propios de la misma empresa. No está relacionada con una venta directa.

Guía de Despacho de Entrega Gratuita

Utilizamos esta guía en situaciones donde se realiza un envío de mercaderías sin costo. Es común en intercambios comerciales entre socios o empresas con relaciones comerciales prolongadas.

Guía de Despacho de Traslado para Exportación (No Venta)

Cuando los productos se trasladan a otro país sin que esto implique una venta, como en el caso de envío de muestras, utilizamos esta guía.

Guía de Despacho de Venta para Exportación

A diferencia de la anterior, este tipo de guía se utiliza cuando la mercadería movilizada constituye una venta de exportación que requiere ser facturada.

Guía de Despacho de Devolución

Este documento se emite cuando las mercaderías son devueltas por el cliente, por cualquier motivo.

Cómo Convertir tus Guías de Despacho a PDF o Excel

La gestión eficiente de tus guías de despacho es crucial, y convertir estos documentos a formatos más accesibles, como PDF o Excel, puede ayudarte a mejorar la organización y presentación de tus registros comerciales.

PDF: Convertir la guía de despacho a PDF te permite enviar un documento limpio y listo para imprimir a tus clientes, facilitando la comunicación.
Excel: La exportación de las guías de despacho a Excel te permitirá manejar grandes volúmenes de datos y generar reportes más detallados, lo que puede ser de gran utilidad para la contabilidad y el control logístico.

Estos formatos no solo facilitan la lectura de los documentos, sino que también optimizan el acceso a la información crítica, ayudando a cumplir con las normativas del SII y a mantener la trazabilidad de cada operación.

Emitir correctamente las guías de despacho, y convertirlas a PDF o Excel cuando sea necesario, es fundamental para una gestión tributaria eficiente. Además de cumplir con las exigencias del SII, estos procesos pueden ser optimizados mediante herramientas que centralizan la facturación electrónica y permiten generar fácilmente todos los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) requeridos por ley.